Centre de soutien OfficiumLIVE

Personnaliser la ligne téléphonique de l'assistant

Vous pouvez choisir la musique d'attente, ainsi que le message d'accueil de la ligne dédiée de l'assistant téléphonique.

Personnaliser la ligne téléphonique de l'assistant

Après avoir activé le service de l'assistant téléphonique, vous pouvez personnaliser votre numéro
pour la réception de vos appels et selon votre image

Sur le tableau de bord, sélectionnez Assistant téléphonique, puis cliquez sur le bouton Accéder à la configuration

Config téléphonique

Dans la page Configuration : Assistant téléphonique, après avoir obtenu votre numéro de téléphone OfficiumLIVE, cliquez à nouveau sur l'étape 4- Obtenir votre numéro de téléphone pour personnaliser les configurations de bases de ce numéro :

Configurations de bases

Pour ajuster les informations de bases disponibles à l'assistant durant un appel, cliquez sur le numéro de téléphone :

Voici les informations que vous pouvez ajuster :

1. Nom affiché de votre entreprise pendant un appel

2. Nombre de secondes avant de rediriger l'appel vers la boîte vocale du système afin d'éviter qu'un appelant reste trop longtemps sur la file d'attente

3. Texte d'introduction qui sera dicté par l'assistant au début d'un appel pour accueillir l'appelant (vous pouvez demander à l'assistant responsable de votre dossier de modifier cette phrase)

Personnaliser la ligne téléphonique

Pour personnaliser votre ligne téléphonique, il suffit d'ajouter quelques messages audio personnalisés (par exemple, personnaliser le message d'accueil entendu par l'appelant lorsqu'il est en attente avant de se faire répondre par l'assistant).

La personnalisation de votre ligne téléphonique est fortement recommandé ! De manière générale, cela vient diminuer le nombre d'appels qui sont raccrochés par l'appelant avant que l'assistant ne puisse répondre à l'appel.

Pour personnaliser votre ligne téléphonique, à partir de la page Paramètres de téléphonie, cliquer sur le bouton Ajouter dans la section Ressources :

Donnez d'abord un nom à votre message audio. Cela permettra de l'identifier dans la liste des messages à sélectionner lors de la configuration (la description est facultative).

Par la suite, sélectionnez Message de bienvenue (pour les messages d'accueil) ou Général (pour les autres types de messages) dans la case CatégorieFichier dans la case Type de ressource et Document audio (.mp3) dans la case Type de fichier, puis cliquez sur le bouton Enregistrer :

Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer, une zone supplémentaire sera disponible pour déposer un message déjà existant ou encore déclencher un appel par le système pour enregistrer un message audio à partir de votre téléphone. Il faudra alors entrer votre numéro de téléphone et cliquer sur le bouton Appeler :

Voici les messages audio que nous vous recommandons de personnaliser. Il est recommandé de conserver le même texte que le message par défaut) :

  1. Message d'accueil personnalisé (Attention! Il est important de mentionner que les appels sont enregistrés)
    1. Message par défaut : Merci de votre appel ! Veuillez demeurer en ligne, nous vous répondrons dans quelques instants. À noter que pour des fins de qualités, cet appel sera enregistré.
  2. Message pour suggérer à l'appelant de laisser un message dans la boîte vocale
    1. Message par défaut : Nous sommes désolés pour cette attente involontaire. Pour laisser un message sur la boîte vocale, faites le 1. Sinon, veuillez demeurer en ligne.
  3. Boîte vocale durant les heures ouvrables
    1. Message par défaut : Nous ne sommes pas disponibles pour le moment. Veuillez nous laisser votre nom et vos coordonnées et nous vous recontacterons dès que possible !
  4. Boîte vocale durant les heures fermées
    1. Message par défaut : Nos bureaux sont présentement fermés. Veuillez nous laisser votre nom et vos coordonnées et nous vous recontacterons dès que possible !

Une fois que les ressources audio sont enregistrés dans votre compte, veuillez aviser l'assistant responsable de votre dossier. Celui-ci s'occupera d'intégrer ces fichiers aux bons endroits.

Rappel : Les informations de votre assistant sont dans le tableau de bord, sélectionnez Assistant téléphonique, dirigez vous vers la section Votre assistant téléphonique

Personnaliser la ligne téléphonique de l'assistant image 2